Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et notre engagement

Ce site est exploité par Epcotec Pty Ltd (Australie) et Epcotec Ltd (Canada), ensemble « Epcotec », « nous ». Nous sommes un studio d’ingénierie logicielle senior.

Nous manipulons les renseignements personnels conformément aux Australian Privacy Principles (APP) aux termes du Privacy Act 1988 (Cth) et aux principes d’équité en matière de renseignements de la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) du Canada. Même là où une exemption pour petite entreprise pourrait s’appliquer, nous nous tenons à ces normes à titre de condition pour travailler avec des acheteurs d’entreprise et gouvernementaux.

Au Canada, lorsque des renseignements personnels sont manipulés en Alberta, en Colombie-Britannique ou au Québec, nous appliquons également les régimes provinciaux essentiellement similaires : les Personal Information Protection Act de l’Alberta et de la Colombie-Britannique (PIPA) et, pour le Québec, le cadre de vie privée du secteur privé modernisé par la Loi 25, y compris la notification des incidents à la Commission d’accès à l’information (CAI) et, lorsque requis, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

• Données de demande que vous choisissez de nous envoyer par le formulaire de contact ou par courriel : nom, courriel professionnel, entreprise, les choix de service et de budget que vous effectuez, et votre message.
• Données de l’outil d’estimation. Les sélections que vous faites dans l’estimateur sont traitées uniquement dans votre navigateur et ne nous sont pas transmises, à moins que vous ne les incluiez dans une demande.
• Dossiers de correspondance : courriels, notes d’appel et comptes rendus de réunions liés à une demande ou à un mandat.
• Données de mandat si vous devenez client : coordonnées et détails de facturation, correspondance de projet, et tout renseignement personnel contenu dans les documents que vous nous partagez pour la livraison.
• Journaux techniques conservés par notre fournisseur d’hébergement (adresses IP et horodatages des requêtes, entre autres) à des fins de sécurité et de disponibilité.
• Données de candidature que vous soumettez par le formulaire de candidature (carrières) : identité et coordonnées, disponibilité et déclarations d’admissibilité au travail, un profil structuré remplaçant le CV (expérience, formation, certifications, compétences), votre texte de motivation et le lien vers votre portfolio, ainsi que toute information facultative que vous choisissez de partager (demandes d’aménagement, suivi de l’égalité des chances, consentement au bassin de talents). Les éléments essentiels de la candidature sont traités comme des étapes vers un éventuel contrat de travail ; la conservation au bassin de talents et les analyses de provenance des rôles reposent sur votre consentement distinct ; les demandes d’aménagement et les réponses sur l’égalité des chances sont des renseignements sensibles recueillis uniquement avec votre consentement explicite et révocable, et conservées séparément du comité d’embauche. Les candidatures non retenues sont supprimées dans les 6 à 12 mois ; les inscriptions au bassin de talents sont conservées jusqu’à 24 mois ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. Nous ne demandons ni photos, ni dates de naissance, ni pièces d’identité, ni antécédents judiciaires au stade de la candidature.

Nous ne recueillons aucun autre renseignement sensible, et nous n’utilisons ni publicité ni technologies de suivi intersites sur ce site.

Notre site ne s’adresse pas aux enfants et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants.

3. Comment nous utilisons les renseignements personnels

• Pour répondre aux demandes et préparer des propositions, des estimations et des devis.
• Pour livrer les services contractés et gérer les mandats, y compris la facturation et les rapports.
• Pour respecter les obligations légales, fiscales, d’assurance et de tenue de dossiers.
• Pour maintenir la sécurité et la disponibilité de ce site.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels pour des décisions automatisées qui vous affectent, et nous ne profilons pas les visiteurs du site.

4. Divulgation et absence de vente

Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels. Nous ne les divulguons qu’à : des fournisseurs de services agissant sous contrat et confidentialité (hébergement, acheminement des courriels, comptabilité) ; nos conseillers professionnels (juridiques, comptables, assurances) au besoin ; les autorités de régulation, les tribunaux ou les organismes d’application de la loi lorsque la loi l’exige ; et une entité successeure dans le cadre d’une véritable opération d’entreprise, sous confidentialité. Nous ne divulguons aucun renseignement personnel à des réseaux publicitaires ni à des courtiers de données.

5. Outils d’IA et vos renseignements

Nous utilisons des outils d’IA dans le cadre de notre processus de livraison, sous le contrôle et la revue de nos ingénieurs. Nos engagements : les documents des clients sont traités sous confidentialité ; nous ne soumettons pas sciemment de renseignements personnels de clients ni de code confidentiel de clients à des outils qui s’en serviraient pour entraîner des modèles publics ; et aucun livrable n’atteint un client sans revue humaine. Si un mandat exige des engagements de traitement des données allant au-delà de la présente politique, nous les convenons par écrit avant le début des travaux.

6. Services voix et enregistrements d’appels

Pour les clients de téléphonie hébergée, nous traitons les métadonnées d’appels (numéros, durées, routage) et, lorsqu’un client a activé ces fonctions, l’audio et les transcriptions des appels. Les appelants sont informés lorsqu’un appel est enregistré. Les enregistrements et transcriptions sont conservés pendant une durée bornée fixée par convention (14 jours sauf entente contraire), puis supprimés. La conversion parole-texte et texte-parole est assurée par un fournisseur spécialisé sous confidentialité ; la couche conversationnelle des réceptionnistes peut s’exécuter sur l’infrastructure du client lorsque la convention le prévoit. Les actions de réservation d’une réceptionniste sont limitées au système de réservation du client et sont journalisées.

7. Conservation, sécurité et transferts internationaux

Les données sont chiffrées en transit et au repos lorsque le système de stockage le permet. L’accès est limité aux membres de l’équipe qui en ont besoin, protégé par authentification multifacteur et comptes au moindre privilège. Nos fournisseurs d’hébergement et de messagerie peuvent conserver les données hors d’Australie ou du Canada ; dans ce cas, nous choisissons des fournisseurs réputés et demeurons responsables de la manière dont l’information est manipulée.

Principaux fournisseurs dont nous dépendons pour ce site : Cloudflare (réseau de périphérie et acheminement des courriels), Oracle Cloud (hébergement), Brevo (acheminement des courriels transactionnels) et Google Analytics (mesure, chargé seulement après acceptation des témoins d’analyse). Chacun traite les renseignements personnels uniquement pour livrer la fonction décrite, sous contrat et confidentialité.

Pour les clients assujettis à des exigences de résidence des données (notamment les acheteurs du gouvernement fédéral canadien ou provinciaux), nous convenons par écrit de conserver et de traiter les données pertinentes dans la juridiction requise (par exemple, au Canada pour les données protégées), en utilisant une infrastructure dans la région applicable.

8. Rétention

• Correspondance liée aux demandes : jusqu’à 2 ans après notre dernier contact, puis suppression ou dé-identification.
• Dossiers de mandat, de facturation et de projet : 7 ans, comme exigé à des fins fiscales et juridiques, puis destruction sécurisée.
• Journaux techniques : rotation sur un court cycle, aux seules fins des opérations de sécurité.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous demander de les corriger, ou nous demander comment ils ont été manipulés. Utilisez le formulaire de contact (sujet : Demande de confidentialité) et nous répondrons dans les 30 jours. En Australie, vous pouvez aussi porter plainte auprès de l’Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) ; au Canada, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, bien que nous accueillions d’abord volontiers l’occasion de régler directement toute préoccupation.

10. Incidents touchant les données

Si nous prenons connaissance d’un incident touchant les données susceptible d’entraîner un préjudice grave, nous le contenons, l’évaluons et avisons les personnes touchées et l’autorité de régulation compétente (l’OAIC en Australie ; le Commissariat à la protection de la vie privée au Canada), conformément à la loi.

11. Marketing

Nous envoyons des messages marketing seulement si vous nous avez fait une demande ou consenti à les recevoir, conformément au Spam Act 2003 (Cth) en Australie et à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Chaque message nous identifie, fournit un moyen de nous joindre et offre une option de désabonnement que nous honorons rapidement. Le retrait du consentement n’affecte pas les messages envoyés avant le retrait.

12. Témoins et suivi

Ce site utilise une couche d’analyse sans témoins qui compte les pages vues de façon anonyme, sans cookies ni données personnelles. Les témoins d’analyse et les balises de campagne ne sont posés qu’après votre acceptation dans le bandeau de consentement ; vous pouvez choisir le mode essentiel uniquement ou retirer votre consentement à tout moment, via le bandeau ou notre Politique relative aux témoins.

13. Signalement des vulnérabilités de sécurité

Nous accueillons la divulgation responsable des vulnérabilités de sécurité. Signalez-les à security@epcotec.com ; la procédure de divulgation est également publiée à l’adresse /.well-known/security.txt.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La date « dernière mise à jour » ci-dessus indique la version en vigueur ; les changements importants affectant les clients leur sont communiqués directement.

15. Contact

Demandes de confidentialité : utilisez le formulaire de contact et choisissez « Demande de confidentialité » comme sujet. Adresses postales de chaque entité : Epcotec Pty Ltd, Level 8, 100 George St, Parramatta NSW 2150, et Suite 1100, 11 Palmerston Lane, Manuka ACT 2603, Australie ; Epcotec Ltd, Suite 362, 329 Howe Street, Vancouver, BC V6C 3N2, Canada. Elles figurent également sur la page contact.